Les présentes CGV régissent la conception, la mise à disposition, l'hébergement, la maintenance et l'évolution de solutions logicielles et d'intelligence artificielle fournies par EvidencAI.

Toute commande implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV, qui prévalent sur tout document du Client, notamment ses conditions générales d'achat.

Le contrat est formé par les documents suivants, par ordre de priorité décroissant en cas de contradiction : le devis signé et ses annexes éventuelles, dont l'accord de sous-traitance des données (DPA), puis les présentes CGV. Le devis précise le périmètre, les prix et les délais propres à chaque projet.

Le contrat est formé à la signature du devis par le Client, revêtu de la mention « bon pour accord », et à l'encaissement de l'acompte prévu. Le devis a une durée de validité indiquée sur celui-ci, à défaut de trente jours.

Le Prestataire fournit une solution opérée, comprenant une mise en service (construction et livraison du périmètre défini au devis) et un abonnement de service couvrant l'exploitation, la maintenance, les mises à jour et l'évolution continue de la solution. Le contenu précis des modules figure au devis ; il est indicatif et non exhaustif, le Prestataire répondant aux besoins exprimés dans le cadre de chaque module.

L'évolution continue couvre les demandes d'ajustement remontées par le Client (ergonomie, libellés, filtres, corrections, affichage), regroupées en lots et traitées selon la cadence convenue au devis (à défaut, un à deux lots par mois). Tout périmètre réellement nouveau fait l'objet d'un devis distinct.

Le Prestataire s'engage à exécuter ses prestations conformément aux règles de l'art et au devis. Il est tenu, sur la qualité des prestations, d'une obligation de moyens. Il opère et maintient l'application sur son infrastructure, assure les connecteurs aux sources de données, le traitement des documents et la disponibilité raisonnable du service.

Le Client s'engage à collaborer activement et à fournir, en temps utile, les éléments nécessaires à la réalisation des prestations : les accès techniques requis, la communication des documents et données de travail attendus, et le renseignement des données dont il a la charge. Les éléments précis sont définis au devis et au cadrage initial.

Le Client désigne un interlocuteur unique chargé de centraliser, valider et transmettre les demandes. Le défaut ou le retard de fourniture de ces éléments suspend d'autant les délais et dégage le Prestataire de toute responsabilité afférente.

Les prix sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA au taux en vigueur (20 %) s'ajoute. La mise en service est réglée par virement selon l'échéancier du devis, à trente jours de facturation. L'abonnement de service est réglé par prélèvement SEPA mensuel, en fin de mois, sur la base d'un mandat signé par le Client.

Le prix de l'abonnement est révisé chaque année, à la date anniversaire, selon la variation de l'indice Syntec (dernier indice publié connu rapporté à celui en vigueur à la signature). La révision s'applique de plein droit, sans pouvoir entraîner de baisse du prix.

Conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros par facture, sans préjudice de toute indemnisation complémentaire si les frais réels sont supérieurs. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.

En cas de défaut de paiement persistant quinze jours après une mise en demeure restée infructueuse, le Prestataire peut suspendre l'accès au service jusqu'à régularisation, sans que cette suspension ouvre droit à une quelconque indemnité au profit du Client ni ne proroge ses obligations de paiement.

Les coûts d'intelligence artificielle (interfaces de programmation des modèles) et l'hébergement de l'infrastructure sont réglés directement par le Client et ne sont pas compris dans les prix du Prestataire. Le Client en conserve la maîtrise ; un panneau de coûts intégré à la solution lui en donne la visibilité.

L'abonnement de service est conclu pour une durée de douze mois à compter de la livraison, renouvelable par tacite reconduction par périodes de douze mois. Chaque partie peut y mettre fin à l'échéance moyennant un préavis de trois mois notifié par écrit.

En cas de manquement grave de l'une des parties à ses obligations, non réparé dans les trente jours suivant une mise en demeure restée infructueuse, l'autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de dommages et intérêts.

La livraison s'entend de la mise à disposition de la solution en état de fonctionnement. Le déploiement peut être échelonné module par module selon le calendrier du devis. Le respect du délai de livraison constitue un engagement de résultat, sous la condition que le Client fournisse en temps utile les prérequis dont il a la charge ; à défaut, le délai est prolongé d'autant. À défaut de réserves écrites et motivées dans un délai de quinze jours suivant la mise à disposition, la prestation est réputée acceptée.

Le Prestataire assure la maintenance corrective et l'évolution de la solution dans le cadre de l'abonnement. Il s'efforce d'assurer une disponibilité maximale du service, sous réserve des opérations de maintenance, des contraintes de l'infrastructure du Client et des services tiers (interfaces de programmation, hébergement) dont il ne répond pas.

La solution, son code source, son architecture, ses méthodes et l'ensemble des outils et savoir-faire préexistants ou développés par le Prestataire demeurent sa propriété exclusive. La commande n'emporte aucune cession de droits.

Le Prestataire concède au Client, pour la durée du contrat, un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible de la solution. Le Client s'interdit de copier, reproduire, décompiler, redistribuer, revendre ou réutiliser tout ou partie de la solution, et de la mettre à disposition de tiers, y compris lorsqu'elle est hébergée sur sa propre infrastructure. Cette obligation survit à la fin du contrat.

La solution distingue le code, propriété du Prestataire et opéré par lui, des données, propriété du Client. Les modalités d'hébergement sont précisées au devis : la solution peut être hébergée par le Prestataire sur des serveurs situés en France, ou les données du Client peuvent être hébergées sur l'infrastructure du Client. Dans tous les cas, le code de l'application demeure opéré par le Prestataire et n'est ni cédé ni déployé en propriété chez le Client. La sauvegarde des données et la supervision de l'infrastructure relèvent de la partie qui en assure l'hébergement.

Les données traitées appartiennent au Client. À la fin du contrat, le Prestataire cesse l'exploitation de la solution et met à disposition, sur demande reçue dans les trente jours, un export des données dans un format structuré couramment utilisé (CSV, SQL ou équivalent), tenu à disposition pendant trente jours. Une assistance à la reprise par le Client ou un tiers peut être fournie en complément, sur devis.

Dans le cadre des prestations, le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données. Il traite les données pour le seul compte du Client, sur ses instructions documentées, met en œuvre des mesures de sécurité appropriées et ne recourt à aucun sous-traitant ultérieur sans autorisation. Les données sont traitées en France et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Les modalités détaillées de cette sous-traitance font l'objet d'un accord de sous-traitance des données (DPA), dont un modèle est téléchargeable ci-dessous, conclu au titre de l'article 28.

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations échangées et à ne les utiliser que pour l'exécution du contrat. Cette obligation demeure pendant la durée du contrat et trois ans après son terme.

Le Prestataire est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne saurait être engagée pour les dommages indirects (perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, de données imputable à l'infrastructure du Client, perte de chance). En tout état de cause, et hors faute lourde ou dolosive, sa responsabilité totale est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre du contrat au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Le Prestataire garantit la conformité de la solution au devis. Les anomalies signalées sont corrigées dans le cadre de la maintenance. Sont exclus les dysfonctionnements résultant d'une mauvaise utilisation, d'une modification non autorisée, ou des services et infrastructures tiers relevant du Client.

Le Prestataire déclare être titulaire d'une assurance de responsabilité civile professionnelle couvrant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité.

Le Prestataire peut confier tout ou partie de l'exécution à des sous-traitants de son choix, dont il demeure responsable envers le Client. Le recours à des sous-traitants traitant des données personnelles est encadré par l'accord de sous-traitance (DPA).

Chaque partie s'interdit de solliciter ou d'embaucher, directement ou indirectement, un collaborateur de l'autre partie ayant participé aux prestations, pendant la durée du contrat et douze mois après son terme, sauf accord écrit.

Sauf opposition écrite du Client, le Prestataire est autorisé à mentionner le nom et le logo du Client ainsi que la nature des prestations réalisées à titre de référence commerciale, dans ses supports de communication.

Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l'événement.

Si une stipulation des présentes est jugée nulle, les autres conservent leur plein effet. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Le Prestataire se réserve le droit de faire évoluer les présentes CGV. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de la commande.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Romans-sur-Isère, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.